Escritórios “open space” podem prejudicar funcionários e empresas

Novas pesquisas científicas revelam aspectos negativos da organização do ambiente de trabalho em espaços abertos, os chamados “open space“.

Há quatro anos, Chris Nagele fez o que muitos executivos no setor da tecnologia já tinham feito – transferiu a sua equipe para o chamado escritório aberto, sem paredes e divisórias.

Os funcionários trabalhavam, até então, a partir de casa, mas ele queria que estivessem todos juntos, para se conectarem e colaborarem mais facilmente. Mas em pouco tempo ficou claro que Nagele tinha cometido um grande erro. Estavam todos distraídos, a produtividade caiu e os nove empregados estavam insatisfeitos, sem falar do próprio chefe.

Em abril de 2015, quase três anos após a mudança para o escritório aberto, Nagele transferiu a empresa para um espaço de 900m², onde hoje todos têm o seu próprio espaço, com portas e tudo.

Inúmeras empresas adotaram o conceito de escritório aberto – cerca de 70% dos escritórios nos EUA são assim – e até onde se sabe, poucos retornaram ao modelo de espaços tradicionais com salas e portas.

Contudo, há pesquisas que mostram que podemos perder até 15% da produtividade, desenvolver problemas graves de concentração e até ter o dobro das possibilidades de ficarmos doentes em espaços de trabalho abertos – fatores que contribuem para uma reação contra este tipo de organização.

Desde que se mudou para o formato tradicional, Nagele já ouviu colegas do setor da tecnologia dizerem sentir falta do estilo de trabalho do escritório fechado. “Muita gente concorda – simplesmente não aguentam o escritório aberto. Nunca conseguem terminar as coisas e precisam levar mais trabalho para casa“, diz ele à BBC.

É improvável que o conceito de escritório aberto caia em desuso, mas algumas empresas estão seguindo o exemplo de Nagele e a voltar aos espaços privados.

Quanto mais foco, melhor

Há uma boa razão que explica porque é que todos adoram um espaço com quatro paredes e uma porta: foco. A verdade é que não conseguimos cumprir várias tarefas ao mesmo tempo e pequenas distrações podem desviar a nossa atenção por até 20 minutos.

E mais: alguns escritórios abertos podem até afetar negativamente a nossa memória. Isto vale especialmente para o esquema conhecido como hotdesking, uma versão extrema do espaço aberto, onde as pessoas se sentam onde quiserem, levando o equipamento consigo.

Retemos mais informações quando nos sentamos em um local fixo, afirma à BBC Sally Augustin, psicóloga ambiental e de design de interiores em La Grange Park, no Estado americano de Illinois.

Não é algo assim tão óbvio no nosso cotidiano, mas descarregamos memórias – normalmente pequenos detalhes – no nosso ambiente, afirma Augustin.

Esses detalhes – que podem ser desde uma ideia rápida que queremos dividir, até uma mudança de cor em um projeto em execução – podem ser recuperados apenas naquela configuração.

Não colaboramos como pensamos

Para a maioria das pessoas, o barulho é o que mais incomoda. Pesquisadores da Universidade de Sidney, na Austrália, descobriram que quase 50% das pessoas, em um ambiente totalmente aberto de trabalho, e quase 60% das pessoas, em cubículos com divisórias baixas, se dizem insatisfeitas com a privacidade sonora dos ambientes. Apenas 16% das pessoas em salas particulares afirmaram o mesmo.

O estudo questionou pessoas em diferentes tipos de escritórios sobre o grau de satisfação com o espaço em 14 aspectos, como a temperatura, a qualidade do ar e a privacidade sonora e os ambientes fechados saíram-se melhor do que os abertos.

Além da economia de custos, um argumento principal pelos espaços abertos é que aumentam a colaboração. No entanto, já foi documentado que raramente temos ideias brilhantes quando estamos apenas a fazer conversa em grupo.

É mais comum, como é notório, que fiquemos sabendo do presente de Natal que um colega comprou ou de problemas conjugais do vizinho de mesa.

“As pessoas conversam mais (em ambientes abertos), mas não necessariamente sobre assuntos de trabalho”, diz Augustin. Uma sessão de brainstorm requer algum grau de planejamento e privacidade, e não à toa costuma-se reservar uma sala de reunião para esses momentos.

Ocorre que os nossos melhores trabalhos costumam acontecer quando estamos 100% focados, diz a pesquisadora. “É ineficiente. É uma pena desperdiçar pessoas por não lhes dar um lugar que apoie o que elas façam”, afirma a psicóloga.

Naturalmente que é importante criar laços e conhecer os colegas, diz Augustin. Mas há várias maneiras de fazer isso em escritórios fechados. A equipe de Nagele, por exemplo, almoça junta todos os dias. Algumas ideias costumam surgir nesses momentos, diz o executivo, mas a maioria nasce de sessões planejadas e mais focadas de brainstorm.

Encontrar o equilíbrio certo

Para funções que exigem foco, como a escrita, a publicidade, o planejamento financeiro e a programação, algumas empresas que não estão prontas para abandonar os escritórios abertos estão testando salas mais reservadas e espaços fechados.

O problema é que muitos não se sentem confortáveis em deixar o espaço comum para ficarem sozinhos – pode parecer que não estariam se esforçando se não estiverem presentes.

Isto de fato ocorre em ambientes de trabalho de alta pressão – alguns podem até achar que ir para uma sala mais tranquila é uma demonstração de fraqueza, afirma Augustin.

Outras empresas estão criando espaços fechados para equipes menores. Ryan Mullenix, da NBBJ, uma empresa global de arquitetura, trabalhou com companhias de tecnologia que construíram escritórios com capacidade para três a 16 pessoas.

Elas ainda podem colaborar nesses espaços, mas também podem bloquear o ruído de outras equipes que não precisam de ouvir. Ou seja, a tecnologia também pode ser útil.

O escritório de trabalho de Mullenix tem sensores, instalados a três metros de distância entre si, que podem identificar ruído, temperatura e quantidade de pessoas no local. A equipe pode se conectar ao aplicativo para descobrir o ponto mais tranquilo do escritório em determinado momento.

A má notícia para ocupantes insatisfeitos de escritórios abertos é que o conceito não sairá de moda tão cedo. No entanto, afirma Nagele, mais empresas deveriam considerar o que ele descobriu. Os seus funcionários, afirma, estão mais felizes e mais produtivos – e isso ajuda a companhia e toda a gente.

“As pessoas agora podem fazer um trabalho mais focado e têm mais tempo para trabalhar. Isso ajudou a organizar as ideias de todos”, conclui.

// ZAP

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